Главная » Работа / трудоустройство » Какие должностные обязанности у секретаря руководителя?

Какие должностные обязанности у секретаря руководителя?

Сейчас достаточно востребованной среди других «офисных» профессий является должность секретаря руководителя. Но на различных фирмах человек, находящийся на этом посту, может выполнять совершенно разную работу. В одних организациях он выполняет функции личного официанта руководителя, а на других предприятиях — секретарь руководителя почти, что второй человек после директора, совмещая в одном лице обязанности и деловода, и инспектора по кадрам, и профсоюзного лидера. Выясним, какими же, согласно трудовым нормам, являются должностные обязанности секретаря руководителя.

Девушка за компьютером

Согласно должностных инструкций, секретарь руководителя обязан разбираться в делопроизводстве, иметь навыки работы на компьютере на уровне уверенного пользователя, должен владеть деловым языком.Кроме того, его образование должно быть не ниже, чем среднее профессиональное. Это те основные требования, которые должны предъявлять на предприятии к соискателям места на должность секретаря руководителя.

После того, как секретарь приступил к выполнению своих непосредственных обязанностей, он несет ответственность за получение корреспонденции, направляемой руководителю, которую, если это необходимо, после надлежащей регистрации, он должен вручить своему шефу. Он же является ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Так же секретарь обязан передавать решения руководителя начальникам структурных подразделений или непосредственно конкретному работнику, как в письменной, так и в устной форме.

Если на предприятии нет отдельной должности деловода или канцелярии, а зачастую это так и есть, то ведением делопроизводства и регистрацией документации занимается именно секретарь.

Также в обязанности входит заниматься набором и подготовкой распоряжений и писем, а также организовывать обеспечение его необходимыми канцелярскими принадлежностями. Личный секретарь обязан отвечать на телефонные звонки, адресованные его начальнику и, при необходимости, соединять с шефом, а также принимать телефонограммы.

Личный помощник

Секретарь ответственен за организацию приемов руководителем посетителей. Именно на секретаря возлагается ответственность за ведение протоколов собраний и совещаний.

А вот обязанности инспектора по кадрам выполнять абсолютно не обязан, особенно без соответствующей доплаты. Инспектор по кадрам — это отдельная должность, причем, весьма ответственная и требующая определенного образования. Так что, соглашаясь выполнять данные обязанности, без оформления, секретарь берет на себя больший груз и ответственность, чем те, за которые ему платят. Так же ничего в должностных инструкциях прямо не говорится о том, что секретарь обязан приносить своему начальнику кофе или убирать его кабинет. Хотя, с другой стороны, указывается, что секретарь руководителя обязан обеспечить своему шефу удобные условия работы.

Таким образом, можно резюмировать, что хороший секретарь должен превратиться в «правую руку» своего начальника, но и лишних функций на себя взгромождать не обязан, так как это может нанести вред, в первую очередь, ему самому и фирме. Отдельно хочется отметить, что хотя выше говорилось, как о лице в мужском роде, но практически всегда на эту должность берут представительниц женского пола.

Что об этом думают

Женщина с папкой

Секретарь секретарю рознь. Вот у нас в требованиях обязательное знание английского языка на уровни деловой переписки. Как же знание базовых основ бухучета в организации и способности быстро освоить работу с документами в бухгалтерской программе — допустим, выставить при надобности счет или распечатать остатки на складе и принести директору на совещание. Ну и кофе подать, это святое.

Dowry

Всё зависит от того, какая организация, и кто стоит во главе этой организации. Не раз замечала, что секретарь помимо своих должностных обязанностей берёт на себя исполнение и других обязанностей которые в её функции не входят. Поэтому эта «засекреченная должность» имеет свои особенности выполнения, и для меня остаётся большой «загадкой», что лежит в основе выбора кандидатуры на должность секретаря, деловые качества или умение подчиниться под просьбы своего шефа?

Анжелика

Так-то верно все, а вот на практике у меня никогда не получалось выполнять обязанности секретаря. И за бухгалтера, и за логиста, маркетолога, кладовщицу. Просто руководитель был очень хитрый) И платил мало, а хотел много. Мне давали совет, чтобы я делала работу медленее, чтобы мне меньше заданий давали, но так как я холерик, я так не могу. А повышать меня не хотели, так как все должности заняты родственниками. В итоге, заработала нервный срыв и больше секретарем «ни-ни».

chika25

Много рук

У каждой организации свои какие-то заморочки. Например, такой вариант 3 девицы обрабатывают информацию с трех разных источников для одного шефа. Тут и переписка деловая, и телефонные разговоры, и проверка достоверности, и составление удобных для восприятия отчётов. Кому-то неожиданно достается почетная миссия подать кофе деловым партнерам, кто-то сканирует целую стопку бумаг важных, а кто-то ваяет таблицы на весь отдел и в интернете нужную информацию ищет. Ну и составление документации по правилам определенным. В целом работа позволяет кое-что увидеть и понять в жизни фирмы. Но зарплата, конечно, небольшая. У нас так совсем молоденьких девчонок брали.

Rein

У нас в городе все стандартно в этом плане. Прием и отправка писем, отвечать на звонки, организовывать прием посетителей, уметь быстро печатать и хорошо владеть ПК. Никаких иностранных языков не надо, даже русским-то не все здесь хорошо владеют. Чаи-кофе тоже не входят в обязанности. Кое-какое внимание уделяется внешности и возрасту, да и мужчин тоже в секретари не берут. Но очень сложно получить такую должность у нас. Желающих море.

Анжелика Кейнер

Чем выше статус фирмы, тем больше требований к секретарю. Не легкая на самом деле работа. В некоторых организациях секретарь сочетает несколько должностей в одном лице и является поистине правой рукой и можно сказать ежедневником для руководителя. Помимо хорошего образования, презентабельной внешности для таких секретарей важно умение находить общий язык со всеми клиентами фирмы, быть связующим звеном между руководителем и другими сотрудниками фирмы, подстраиваться под настроение руководителя, создавать благоприятный микроклимат.

Мелисандра

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

Яндекс.Метрика